Dépôt de votre thèse

Le doctorat, préparé à l’Université Le Havre Normandie, est délivré par Normandie Université.

La procédure de demande d’autorisation de soutenance se fait désormais de façon dématérialisée dans l’application SyGAL – Système de Gestion et d’Accompagnement doctoraL.
La Charte de dépôt et de diffusion des thèses , adoptée par Normandie Université au 1^er janvier 2017, précise les modalités de cette procédure.

La soutenance de thèse

• Le dépôt avant soutenance

Un mois au plus tard avant la date de la soutenance, le doctorant doit se connecter à SyGAL afin de déposer son fichier de thèse qui doit être identique à celui fourni au jury. Ce dépôt est obligatoire et conditionne l’autorisation de soutenance délivrée par le chef d’établissement.

La feuille de route
SyGAL guide les doctorants à travers plusieurs étapes obligatoires pour valider le dépôt :

• Validation de la page de couverture. Cette page de couverture est générée automatiquement suivant les informations que vous avez transmises à votre École doctorale. Elle va s’insérer à votre manuscrit de thèse.
• Dépôt de la thèse de référence au format PDF. SyGAL vous permet également de déposer des pièces annexes dans d’autres formats.
• Édition de la convention de mise en ligne. Le doctorant indique son choix pour la diffusion en ligne. Ce document est ensuite imprimé en deux exemplaires.
• Signalement de la thèse. Le doctorant saisit le résumé et les mots-clés (en français et en anglais).
• Test de l’archivabilité : toutes les thèses sont transmises au CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) pour archivage pérenne. Pour tester le format du PDF déposé, SyGAL intègre l’application Facile fournie par le CINES. Si le PDF est refusé, vous pouvez actionner un retraitement automatique et vérifier le résultat.
• Rendez-vous BU : vous devez enfin indiquer vos contacts pour le rendez-vous avec un bibliothécaire. Ce moment est important pour vérifier les différents éléments demandés dans SyGAL et pour la remise des différents documents. Il peut se faire à distance.

• Le dépôt après la soutenance

Si des modifications ont été demandées par le jury lors de la soutenance – et uniquement dans ce cas –, le doctorant pourra effectuer un second dépôt dans SyGAL. Le délai pour ce second dépôt est d’un mois si les corrections demandées sont facultatives et de trois mois maximum si elles sont obligatoires après la date de soutenance.

La diffusion en ligne

Dans le cadre de sa politique en faveur de l’open access et de la Science ouverte, Normandie Université encourage les doctorants à autoriser la mise en ligne immédiate de leur thèse. Dans ce cas, la thèse sera consultable sur internet notamment dans TEL et theses.fr.
Le doctorant peut cependant refuser la mise en ligne ou demander un embargo – c’est-à-dire un délai durant lequel la thèse ne sera diffusée qu’au sein de la communauté universitaire. À l’issue de cette période, le document sera automatiquement mis en ligne.
La non-diffusion (immédiate ou définitive) n’empêche pas l’obligation de diffusion de la thèse au sein de la communauté universitaire. Il est donc demandé aux doctorants qui refusent la mise en ligne immédiate de leur thèse (y compris avec embargo) de fournir un exemplaire papier remis lors du rendez-vous avec la Bibliothèque universitaire. Il sera utilisé pour la consultation sur place ou le Prêt entre bibliothèque. Cet exemplaire peut être envoyé ou transmis par un tiers quand le RDV BU s’est fait à distance.
Si la thèse contient des œuvres pour lesquelles le doctorant n’a pas obtenu les droits et que ces œuvres dépassent le cadre de l’exception pédagogique*, il peut déposer dans SyGAL une version de diffusion exempte de ces œuvres.

* L’exception pédagogique est encadrée par un protocole d’accord de 2016 [ https://www.education.gouv.fr/pid285/bulletin_officiel.html?cid_bo=106736] qui accorde notamment l’utilisation, dans le cadre d’une thèse, d’œuvres visuels sans demander d’autorisation des auteurs. Le nombre est limité à 20 œuvres qui doivent respecter deux conditions : définition limitée à 400 x 400 pixels et une résolution limitée à 72 DPI. Dans un cadre non commercial, ces accords précisent également qu’il est possible de diffuser en ligne la thèse contenant ces œuvres.

Pour vous guider dans cette procédure, consultez le schéma général de la procédure de soutenance de thèse